Co to jest EMAS i kiedy potrzebne jest potwierdzenie udziału w systemie?

Przedsiębiorcy często utożsamiają informację potwierdzającą udział w EMAS z certyfikatem wydawanym przez jednostkę certyfikującą. Jest to jednak błędne podejście.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 właściwy organ prowadzący rejestr organizacji udostępnia - na wniosek - informacje dotyczące organizacji wpisanych do rejestru EMAS. Natomiast art. 32 ust. 2 przewiduje możliwość potwierdzania informacji dotyczących statusu rejestracji organizacji.

W Polsce obowiązki te wykonuje Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska, który prowadzi krajowy rejestr organizacji EMAS.

Jednocześnie kompetencja ta została powtórzona w art. 8 ust. 1-9 ustawy z 15 lipca 2011 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz.U. z 2022 r. poz. 2013), zgodnie z którym Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska udziela – na pisemny wniosek – informacji, o których mowa w art. 32 rozporządzenia nr 1221/2009.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może uzyskać urzędowe potwierdzenie swojego wpisu do rejestru EMAS, jeżeli wymaga tego kontrahent, instytucja finansująca lub zamawiający publiczny.

Dokument taki nie zastępuje decyzji o wpisie do rejestru ani deklaracji środowiskowej. Stanowi natomiast oficjalne potwierdzenie aktualnego statusu organizacji w krajowym rejestrze EMAS.

Choć przepisy nie nakładają obowiązku posiadania takiego dokumentu na co dzień, w praktyce gospodarczej jego znaczenie stale rośnie. Potwierdzenie udziału w EMAS jest przydatne m.in. w następujących sytuacjach:

1. Zwolnienie z opłaty rejestrowej w BDO

Jest to jedna z najbardziej wymiernych korzyści. Zgodnie z art. 57 ust. 2 ustawy o odpadach przedsiębiorca wpisany do rejestru EMAS, który do wniosku o wpis do BDO przedłoży informację potwierdzającą dobrowolny udział w systemie EMAS, nie uiszcza opłaty rejestrowej. Oznacza to, że właśnie ten dokument stanowi podstawę do skorzystania ze zwolnienia.

2. Rzadsze kontrole Inspekcji Ochrony Środowiska

Organizacje posiadające rejestrację EMAS i prowadzące instalacje wymagające pozwolenia zintegrowanego mogą być kontrolowane rzadziej. Wynika to z art. 5a ust. 4 pkt 2 ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska. Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska wskazuje tę preferencję jako jedną z zachęt do wdrożenia systemu EMAS (kontrola co 3 lata).

3. Zwolnienie z obowiązku przeprowadzania audytu energetycznego

Duże przedsiębiorstwa zarejestrowane w EMAS mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązkowego audytu energetycznego, jeżeli spełnią warunki określone w ustawie o efektywności energetycznej, m.in. gdy audyt został wykonany w ramach systemu EMAS.

4. Możliwość korzystania ze zwolnienia z akcyzy na wyroby gazowe i węglowe

Dla zakładów energochłonnych EMAS jest uznawany za system prowadzący do osiągania celów środowiskowych, co umożliwia korzystanie ze zwolnień przewidzianych w ustawie o podatku akcyzowym.

5. Korzyści biznesowe

Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska wskazuje również, że system EMAS:

• zwiększa wiarygodność organizacji,

• ułatwia wykazanie zgodności z przepisami,

• pomaga ograniczać koszty zużycia energii, wody i ilości wytwarzanych odpadów,

• może stanowić przewagę konkurencyjną w przetargach i relacjach z kontrahentami,

• wspiera raportowanie środowiskowe i ESG.

W Polsce organem właściwym do prowadzenia krajowego rejestru organizacji EMAS jest Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 właściwy organ prowadzący rejestr organizacji udostępnia na wniosek informacje dotyczące organizacji wpisanych do rejestru EMAS, natomiast art. 32 ust. 2 przewiduje możliwość potwierdzania informacji dotyczących statusu rejestracji organizacji.

Kompetencja ta została również określona w art. 8 ust. 1-9 ustawy z 15 lipca 2011 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz.U. z 2022 r. poz. 2013), zgodnie z którym Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska udziela - na pisemny wniosek - informacji, o których mowa w art. 32 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może zwrócić się do Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska o wydanie urzędowego potwierdzenia wpisu organizacji do rejestru EMAS, jeżeli dokument jest wymagany przez kontrahenta, instytucję finansującą lub zamawiającego publicznego.

Przepisy nie określają wzoru dokumentu potwierdzającego wpis do rejestru EMAS. Zakres informacji wynika jednak z charakteru rejestru prowadzonego zgodnie z art. 12 oraz art. 32 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009.

W praktyce potwierdzenie powinno zawierać co najmniej:

• nazwę organizacji,

• adres siedziby,

• numer rejestracyjny EMAS,

• datę wpisu do rejestru,

• informację o aktualnym statusie rejestracji,

• wskazanie zakresu działalności objętej rejestracją,

• podpis lub uwierzytelnienie właściwego organu.

Dokument zawiera również wskazanie, że organizacja znajduje się w krajowym rejestrze prowadzonym przez Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1221/2009.

Warto zwrócić uwagę na praktyczny aspekt zakresu rejestracji EMAS. Zgodnie z Przewodnikiem użytkownika EMAS organizacja może ubiegać się o rejestrację obejmującą jeden, kilka lub wszystkie swoje obiekty (lokalizacje), przy czym najmniejszą jednostką podlegającą rejestracji jest cały obiekt. Oznacza to, że w przypadku przedsiębiorstw posiadających wiele zakładów nie każda lokalizacja musi być objęta wpisem do rejestru EMAS. Dlatego przed przedstawieniem informacji potwierdzającej udział w systemie warto zweryfikować zakres rejestracji.

Mimo że system EMAS funkcjonuje w Unii Europejskiej od wielu lat, przedsiębiorcy nadal popełniają błędy przy powoływaniu się na rejestrację.

Najczęściej spotykanym błędem jest utożsamianie rejestracji EMAS z systemem zarządzania środowiskowego ISO 14001:2015. EMAS jest systemem ustanowionym przepisami prawa Unii Europejskiej. Oprócz spełnienia wymagań odpowiadających normie ISO 14001 organizacja musi realizować dodatkowe obowiązki wynikające z rozporządzenia, w szczególności:

• Raportowanie wyników środowiskowych – EMAS wymaga publikowania zwalidowanej deklaracji środowiskowej zawierającej informacje o efektach działalności środowiskowej. ISO 14001 nie nakłada takiego obowiązku.

• Komunikacja z interesariuszami – EMAS kładzie większy nacisk na transparentność oraz dialog z interesariuszami, w tym społecznością lokalną.

• Audyt i weryfikacja – w EMAS deklaracja środowiskowa oraz system zarządzania podlegają weryfikacji przez akredytowanego weryfikatora środowiskowego, co stanowi dodatkowy wymóg względem ISO 14001.

• Zakres stosowania – ISO 14001 jest międzynarodową normą stosowaną na całym świecie, natomiast EMAS jest systemem funkcjonującym na podstawie przepisów Unii Europejskiej.

• Przejrzystość informacji – EMAS wymaga publicznego udostępniania informacji o wynikach środowiskowych organizacji, zwiększając ich wiarygodność i porównywalność.

• Szczegółowość wymagań – EMAS nakłada bardziej szczegółowe obowiązki dotyczące monitorowania i raportowania wpływu organizacji na środowisko.

• Ciągłe doskonalenie – oba systemy opierają się na zasadzie ciągłego doskonalenia, jednak EMAS stawia organizacjom bardziej rygorystyczne wymagania w zakresie osiągania i wykazywania efektów działalności środowiskowej.

Drugim częstym błędem jest niewłaściwe wykorzystywanie logo EMAS.

Logo może być używane wyłącznie przez organizacje posiadające ważną rejestrację EMAS i tylko zgodnie z warunkami określonymi w przepisach.

Nie wolno go stosować:

• na produktach lub opakowaniach, aby uniknąć pomylenia z oznakowaniem produktów,

• wraz z twierdzeniami porównawczymi dotyczącymi innych działań lub usług,

• w sposób, który mógłby prowadzić do pomylenia z innym oznakowaniem produktów lub usług.

Naruszenie tych zasad może prowadzić do obowiązku zaprzestania używania oznaczenia, a nawet do wykreślenia organizacji z rejestru.

Na oficjalnej stronie Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska można znaleźć szczegółowe informacje dotyczące stosowania logo EMAS.

Przedsiębiorcy niekiedy informują kontrahentów, że „firma posiada EMAS”, podczas gdy rejestracja obejmuje wyłącznie jeden zakład lub konkretną lokalizację.

Tymczasem zgodnie z art. 3 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 organizacja może zostać zarejestrowana w odniesieniu do określonego zakresu działalności i konkretnych lokalizacji.

Dlatego każdorazowo warto sprawdzić wpis w krajowym rejestrze oraz upewnić się, że deklarowany zakres odpowiada rzeczywistemu zakresowi rejestracji.

Organizacja jest zobowiązana do okresowego przeprowadzania weryfikacji oraz aktualizacji deklaracji środowiskowej zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu (UE) 2018/2026.

Brak wykonania tych obowiązków może skutkować zawieszeniem lub wykreśleniem organizacji z rejestru zgodnie z art. 15 rozporządzenia.

W praktyce oznacza to, że przed wykorzystaniem informacji o uczestnictwie w EMAS - zwłaszcza w postępowaniach przetargowych lub podczas ubiegania się o dofinansowanie - warto zweryfikować aktualny status organizacji w krajowym rejestrze.